Voor 24 uur (te verdelen over de week) naast Utrecht CS

Vacature project- en secretarieel ondersteuner

Publicatie
13 december 2023

SiRM is een strategisch adviesbureau. Ons doel is betere zorg, die toegankelijk en betaalbaar blijft. Wij dragen hieraan bij door zorgvuldig onderbouwde adviezen, vaak met een analytische insteek. We zijn een relatief klein bureau met partners en directors als meewerkend voorman. SiRM groeit en daarom zijn we op zoek naar een project- en secretarieel ondersteuner. Samen met de officemanager zorg je voor het dagelijks reilen en zeilen van SiRM.

De functie

Als projectondersteuner ben jij dé spil bij SiRM voor alles wat met het (administratief) inrichten en beheren van onze projecten te maken heeft. Daarnaast ondersteun je collega’s op facilitair en secretarieel gebied. De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

  • Inrichten en samen met de projectleiders bewaken van projecten in Exact en SharePoint (projectmap, overeenkomsten, budget- en urenplanning, urenregistratie etc.).
  • Inplannen interviews, bijeenkomsten, groepsafspraken voor projecten.
  • Voorbereiden en bijwonen wekelijks planningsoverleg.
  • Verwerken en controleren inkoopfacturen, opstellen en versturen verkoopfacturen, versturen herinneringen, afstemmen met klanten etc.
  • Signaleren en voorstellen van verbeterpunten in bestaande processen.
  • Facilitaire taken bestaan uit contacten onderhouden en afspraken maken met diverse leveranciers (WTC, schoonmaak, parkeergarage etc.). Daarnaast het beheren van kantoorartikelen en inrichting, aanmelden bezoekers, beheer abonnementen, beheer postbus.
  • Secretariële taken bestaande uit algemene planningswerkzaamheden voor het hele team (bijeenkomsten, lunches etc.) en het mede organiseren van diverse evenementen en uitjes.

De functie is nieuw en je werkt nauw samen met de officemanager. De precieze invulling van de functie stellen we samen vast. Daarnaast is er bij SiRM veel ruimte voor eigen inbreng.

Wat bieden we?

Bij SiRM krijg je een uitdagende en inspirerende werkomgeving en doe je werk met maatschappelijke impact. Je werkt samen met een hecht en ambitieus team in een informele en collegiale werksfeer op een prachtige en duurzame locatie in het WTC Utrecht. Bovendien is er veel gezelligheid bij de maandelijkse borrels en de verschillende uitjes die door het jaar georganiseerd worden. Het salaris bedraagt minimaal €3.500,- en maximaal €4.000,- bruto per maand op basis van 40 uur. Daarnaast hebben we een bonusregeling en winstdeling, een goede pensioenvoorziening, vakantiegeld en ruime opleidingsmogelijkheden.

Wie zoeken we?

Je bent flexibel, kwaliteitsgericht en hebt een praktische hands-on mentaliteit. Je bent nieuwsgierig, enthousiast en leert graag en makkelijk nieuwe dingen waarbij je snel tot de kern doordringt. Je bent communicatief vaardig en gepast assertief met een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal. Een aantal jaren ervaring in een vergelijkbare functie is wenselijk.

Voor meer informatie over SiRM of de vacature, kan je contact opnemen met de officemanager Pam van der Meer (pam.vandermeer@sirm.nl, 06-42072222).

Wil je solliciteren? Mail je CV met motivatiebrief naar Pam met behulp van onderstaande knop. We kijken uit naar je reactie!

Geschreven door